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跟领导讲话,有什么讲究

来源:公文写作之家微信公众号        时间:2020年01月03日

  秘书作为领导身边工作人员,需要经常给领导请示汇报工作,接受领导交办工作事项,有时还要小范围参与领导研究工作。如何做到跟领导讲话得体恰当是每个秘书走上岗位之前应潜心修炼并在日常工作中高度注意的重要事项。秘书如何跟领导讲话呢?主要做到“四带三不”。

  “四带”

  主要是带要点、带耳朵、带眼睛、带笔记本。

  “带要点”

  “带要点”就是跟领导讲话之前首先思考一下跟领导讲几件事情,每件事情有哪些关键要点,哪些是难点所在,领导关心哪些事项,需要领导决定什么内容,领导可能还要问哪些事项,提前把这些要点写到本子上,不写到本子上起码也要有腹稿,把这些事项弄明白后就可找领导谈事情了。讲话要点没搞清楚就不能贸然找领导,找了就很有可能汇报不清楚,汇报不清楚不如晚汇报或者宁可不汇报。

  “带耳朵”

  “带耳朵”就是在跟领导讲话时要认真、准确聆听领导讲话,精准捕捉领导讲话要点和把握领导工作意图,听不清楚或者有歧义的要当面跟领导询问清楚,领导讲过的话还要入耳入心,不能这个耳朵进去、那个耳朵出来。实践中不带耳朵跟领导讲话的大有人在,领导讲过几天就忘得不知道哪里去了,时间一长就让领导对你产生丢三落四的不良印象。

  “带眼睛”

  “带眼睛”就是跟领导讲话时不但要带耳朵认真聆听,而且还要善于察言观色。察言观色主要包括以下内容:注意观察领导对你汇报内容的兴趣程度及反应情况,如果不感兴趣就及时调整汇报重点及表达方式,迅速考虑重新调整或压缩汇报内容,或者干脆适可而止;注意观察领导对你汇报内容的态度,主要是争取领导对你汇报内容要有明确指示或者意见,但要把握好在领导分管工作及职责范围之内;注意观察领导情绪,如果领导手头繁忙、心情不佳、注意力不集中或者即将离开办公室的话,就要迅速打住;注意观察领导办公室是否需要清理垃圾或者整理、饮水杯是否需要续水,是否有其他需要你做或者你能做也应该做的活,实际上就是眼里有活。

  秘书呆头呆脑本质上就是呆在眼睛。现实中跟领导讲话不带眼睛的也大有人在,领导忙得不可开交还盯着汇报不停,在领导流露不悦时还不知进退;甚至看到办公室纸篓里堆成小山了还视而不见。这些都是不带眼睛的具体表现。

  “带笔记本”

  “带笔记本”就是跟领导讲话手里一定要有笔记本。不问是领导还是秘书,一般工作交流时都应该做些笔记,特别是事关重大的事项。

  从秘书角度来说,领导交办了哪些事项要逐一记录在案,以备做好落实,同时防止疏漏误事。

  从领导角度来说,什么时间交代了哪些事项,有个记录也可备查。大家看到朝鲜领导人新闻照片,基本都会看到一大群干部每人手里拿个小笔记本,以便随时记录。

  从专业角度来说,这是很必要的。秘书要养成随身携带笔记本习惯,以备第一时间将领导交办事项记录下来,千万不能过分依赖记性好,再好记性事情多了也有疏漏;对于重要事项,记下来如还不十分肯定,就要及时跟领导再请示确认,以防误差。

  “三不”

  主要是不插话、不抢话、不废话。

  “不插话”

  “不插话”就是领导讲话时不要插话。任何人都不喜欢讲话时别人插话打断自己思路,同时也认为下级随便插话本身还是不尊重自己的表现,特别是在公开场合还容易影响领导人的光辉形象。秘书跟领导讲话一定要等领导讲完让你讲再讲话,哪怕你要讲的内容非常正确,也要等领导讲完后再以恰当方式讲话。

  实际上,不插话对所有人都同样适用。任何人在社会交往过程中都要自觉尊重讲话礼仪,在别人讲话时不要随意插话,如果实在需要插话,也要征得讲话人同意后才可插话,否则非常不礼貌。

  “不抢话”

  “不抢话”就是不该讲话时不要抢着讲话,或者说是跟领导抢话说,一定要等领导讲话结束后才能接着讲话,务必注意什么时候该说,什么时候不该说,不该说时要做到沉默是金,领导让你说话你再说话,没轮到你讲话就要规规矩矩把耳朵竖起来好好聆听即可。

  同样道理,秘书参加各类会议或者讨论场合时同样要坚持不抢话,任何时候抢话了都会被人家视为不礼貌,还有可能影响领导形象。秘书一点点不慎重行为,到了人家嘴里就变成“某某领导的秘书一开会就喜欢抢话”。不问在什么单位工作,秘书都应将不抢话作为跟领导、同事沟通交流的基本准则。

  “不废话”

  “不废话”就是跟领导不讲无用或者多余的话。秘书跟领导请示汇报工作,该请示哪些事项,该汇报什么内容,事先需要思考清楚,讲话要求直奔主题、重点突出、简洁明了、条理清晰,不能连汤带水、絮絮叨叨、没完没了、东拉西扯,跟汇报事项没有关系的半个字不说;拿不准的宁可不讲或者少讲,也不要打肿脸充胖子越说越乱。

  总的来说,不论在什么单位,秘书跟领导讲话都是一件劳心费神的事情,需要注意时间、地点、环境、场合、详略,同时把握好尺度及火候;认真观察和掌握领导讲话风格及个性特征,及时调整跟领导讲话方式方法,力求适应领导,并争取领导适应自己。

  跟领导讲话后回到办公室第一件事情就是好好消化吸收讲话要点,针对讲话要点做好针对性工作安排或者贯彻落实工作,并在合适时间报告落实情况,千万不能领导讲完你也搁置了,等领导催问你事情落实怎么样了?就说明你又失职一次了。

  另外,秘书在跟领导讲话过程中还要禁得住“三问”,就是要熟悉情况及前因后果,在领导询问相关事项时能够及时应答,防止情况不清楚被问个手足无措。在提升讲话水平方面,笔者不建议大家去看专家意见,讲话功夫确实是“纸上得来终觉浅、须知此事要躬行”,只有在实践中用心观察揣摩与调整改进才能讲得妥贴恰当。